Per direttori sanitari, amministratori e titolari di strutture private
Ogni telefonata senza risposta è un paziente che prenota altrove
Un assistente vocale che risponde a ogni chiamata, a qualunque ora, prenota direttamente nella vostra agenda, riduce gli appuntamenti saltati e passa a una persona - subito - tutto ciò che è clinico o urgente.
Callin.io · Sanità privata•Server nell'Unione Europea•Lettura: 15 minuti
50%delle chiamate abbandonate in alcuni centri di prenotazione, con attese di 20-30 minutiFonte 1
12.000visite l'anno che un solo ospedale torinese perdeva per telefonate senza rispostaFonte 1
40% → 20%assenze dimezzate in un'azienda sanitaria campana con promemoria automaticiFonte 2
1 su 5pazienti riattacca prima che qualcuno risponda, negli studi presi in esameFonte 4
Sono le 8:32 di un lunedì. In accettazione ci sono due persone: una sta registrando un paziente arrivato per il prelievo, l'altra sta spiegando a una signora anziana dove si trova la radiologia. Nel frattempo il telefono squilla per la quarta volta in un minuto. Nessuno dei due può rispondere. Chi chiama - una madre che vuole una visita pediatrica, un uomo che deve spostare la risonanza di giovedì, un paziente nuovo che ha trovato la vostra struttura su internet - ascolta otto squilli, poi riattacca.
Quella persona non vi richiamerà alle 9:15, quando la coda si sarà smaltita. Chiamerà il centro diagnostico successivo nell'elenco. E se lì risponde qualcuno, la visita - e con buona probabilità tutte quelle che seguiranno - sarà loro. Non avete perso una telefonata: avete perso un paziente, e non lo saprete mai, perché nessun gestionale registra le prenotazioni che non sono mai avvenute.
Questa pagina non è un opuscolo pubblicitario. È un ragionamento, scritto per chi dirige o possiede una struttura sanitaria privata e deve decidere con i numeri, non con l'entusiasmo. Troverete un calcolo che potete fare sui vostri dati, conversazioni dimostrative che potete ascoltare, i limiti precisi di ciò che un assistente vocale deve e non deve fare in ambito sanitario, e le domande da porre a qualunque fornitore - noi compresi - prima di firmare.
Il problema
Non è un problema di personale. È l'aritmetica del telefono.
Nella maggior parte delle strutture private le chiamate non arrivano in modo uniforme durante la giornata. Si concentrano all'apertura, a metà mattina e nella prima ora del pomeriggio - esattamente quando l'accettazione è piena di persone in carne e ossa che hanno, giustamente, la precedenza. Il risultato è un paradosso che ogni direttore conosce: il personale è sovraccarico nelle ore di punta e il telefono resta muto nelle ore in cui la segreteria è chiusa, che sono proprio quelle in cui molti pazienti lavoratori avrebbero il tempo di chiamare.
Profilo illustrativo, non dati di un cliente. Il punto non è il numero esatto: è che la capacità è fissa e la domanda no. Ogni barra rossa è una persona che decide se richiamare o cercare un'altra struttura.
Assumere una terza persona non risolve il problema, lo sposta. Un addetto in più costa intorno ai trentamila euro l'anno tra stipendio e contributi, copre le stesse ore dei colleghi e costa anche quando il telefono tace. E soprattutto non risponde alle 21:47 di un martedì, quando il paziente ha finalmente un momento per occuparsi della propria salute.
C'è poi un secondo costo, più silenzioso: gli appuntamenti saltati. In ambito ambulatoriale le assenze senza disdetta oscillano tipicamente tra il 10% e il 30% secondo il tipo di prestazione3, e in alcune aziende sanitarie del Sud hanno superato il 40% su cardiologia, ortopedia e ginecologia2. Ogni assenza è un posto in agenda pagato - medico, sala, macchinario - e non fatturato. Spesso un posto che un altro paziente in lista d'attesa avrebbe occupato volentieri, se solo qualcuno lo avesse avvisato in tempo.
«Il problema delle strutture private non è che i pazienti mancano. È che li perdete in due momenti precisi: quando chiamano e nessuno risponde, e quando prenotano e nessuno li ricorda.»
Il calcolo
Quanto vi costa, oggi, il telefono che squilla a vuoto
Prima di parlare di tecnologia, conviene mettere un numero accanto al problema. Lo strumento qui sotto lavora con ipotesi prudenti e mostra ogni formula: potete sostituire i valori predefiniti con quelli della vostra struttura - il vostro gestionale e il vostro centralino vi danno quasi tutto - e vedere quanto valgono le prenotazioni mancate e le assenze recuperabili. Non è una promessa di risultato: è un ordine di grandezza su cui ragionare.
Calcolatore · i vostri numeri, le vostre ipotesi
Telefono
Inclusi gli abbandoni in attesa e le chiamate fuori orario. Uno su cinque è il valore ricorrente negli studi sul tema.
Agenda
Quota delle assenze che diventa disdetta in tempo e viene riassegnata. Ipotesi prudente: l'esperienza campana citata sopra ha dimezzato le assenze.
Prenotazioni perse al mese
-
Fatturato perso al telefono
-
Fatturato recuperabile dalle assenze
-
Valore potenziale in un anno
-
(telefono + assenze) × 12 mesi
Calcolo su 22 giorni lavorativi al mese. Non include il valore delle visite successive generate da un paziente nuovo, né le ore di accettazione liberate: entrambi farebbero salire la cifra. Usatela come confronto con il costo del servizio che vi proporremo in dimostrazione.
Se il risultato vi sembra alto, provate ad abbassare tutte le ipotesi del 30%: nella maggior parte delle strutture con più di un medico la cifra resta comunque superiore al costo di qualunque soluzione di risposta automatica. Se vi sembra basso, ricordate che un paziente acquisito raramente fa una sola prestazione - e che qui non abbiamo contato il tempo restituito all'accettazione, che potrà dedicarsi a chi è fisicamente davanti al bancone.
Che cosa fa, concretamente, un assistente vocale in una clinica
Togliamo subito di mezzo un equivoco. Non stiamo parlando del vecchio risponditore che chiede di «premere 1 per le prenotazioni e 2 per i referti» e che i pazienti - soprattutto quelli anziani - detestano. Un assistente vocale moderno conversa: capisce frasi incomplete, ripensamenti, accenti regionali, domande fuori ordine. Risponde con una voce naturale in meno di un secondo, e soprattutto agisce: legge e scrive nella vostra agenda, invia messaggi di conferma, trasferisce la chiamata alla persona giusta con il riepilogo di ciò che è stato detto.
In una struttura sanitaria privata il lavoro che svolge si raggruppa in cinque attività, che possono essere attivate tutte o una alla volta.
1. Risponde sempre, e prenota direttamente in agenda
Ogni chiamata riceve risposta al primo squillo, anche quando sono dieci contemporaneamente, anche la domenica sera. L'assistente capisce di quale prestazione ha bisogno il paziente, se arriva con impegnativa o in regime privato, se ha preferenze di medico, sede o fascia oraria; consulta le disponibilità reali e fissa l'appuntamento. Il paziente riceve subito un messaggio di conferma con data, indirizzo e indicazioni di preparazione decise dalla vostra struttura.
2. Conferma gli appuntamenti e riassegna i posti liberati
Nei giorni precedenti la prestazione l'assistente chiama - o scrive - al paziente per confermare. Chi non può venire ha finalmente un modo semplice per dirlo, senza imbarazzo e senza restare in attesa; l'assistente propone subito una nuova data. Il posto liberato non resta vuoto: viene offerto ai pazienti in lista d'attesa per quella prestazione, nell'ordine che stabilite voi. È il meccanismo che trasforma un'assenza in una visita fatturata.
3. Risponde alle domande che occupano metà delle telefonate
Orari, indirizzo e parcheggio, costi delle prestazioni private, convenzioni con assicurazioni e fondi, documenti da portare, preparazione agli esami, tempi e modalità di ritiro dei referti. Sono domande legittime, ripetitive e già risolte nei vostri documenti interni. L'assistente le gestisce leggendo esclusivamente le informazioni che gli fornite: non inventa, non improvvisa e, se la risposta non c'è, lo dice e passa la chiamata.
4. Richiama i pazienti al momento giusto
Controlli annuali, cicli di fisioterapia da completare, igiene dentale semestrale, richiami vaccinali, pazienti che hanno chiesto un preventivo e non hanno più prenotato. Sono chiamate che tutte le strutture sanno di dover fare e che quasi nessuna fa con costanza, perché non c'è mai il tempo. L'assistente le fa nei giorni e negli orari stabiliti, con tono discreto, e accetta un «no, grazie» al primo tentativo.
5. Riconosce ciò che non deve gestire, e lo passa a una persona
Questa è l'attività più importante, e le dedichiamo una sezione intera più sotto. Un assistente vocale in sanità vale tanto quanto la sua capacità di fermarsi.
Il percorso di una chiamata. Ogni uscita - e soprattutto quella rossa - è configurata dalla direzione sanitaria, non decisa dal sistema.Ascoltate una chiamata
Cinque conversazioni, dalla più semplice alla più delicata
Le descrizioni servono fino a un certo punto. Qui sotto trovate cinque conversazioni dimostrative, costruite su situazioni che ogni accettazione affronta ogni settimana. A destra, in tempo reale, vedete che cosa fa il sistema mentre parla: è la parte che il paziente non vede, ed è quella che vi fa risparmiare lavoro. Fate attenzione soprattutto alla terza e alla quarta.
Conversazione dimostrativa · Poliambulatorio di esempio
Trascrizione dimostrativa. Le conversazioni reali avvengono a voce, con tempi di risposta inferiori al secondo.
Sicurezza clinica
Quello che l'assistente non farà mai
Il timore più fondato di un direttore sanitario non riguarda la tecnologia. Riguarda la responsabilità: che cosa succede se un sistema automatico dà un'indicazione sbagliata a un paziente, o trattiene al telefono qualcuno che avrebbe bisogno di aiuto immediato? È la domanda giusta, ed è anche quella a cui molte soluzioni sul mercato rispondono in modo vago.
La nostra risposta è un principio di progettazione, non una promessa commerciale: l'assistente gestisce l'organizzazione, mai la clinica. Non formula diagnosi, non interpreta sintomi, non dà indicazioni su farmaci o terapie, non commenta referti. Il suo compito, quando la conversazione entra in territorio clinico, è uno solo: riconoscerlo e fare in modo che il paziente parli con una persona qualificata nel modo più rapido possibile.
Gestisce in autonomia
Prenotazioni, spostamenti e disdette
Conferme e promemoria degli appuntamenti
Riassegnazione dei posti alla lista d'attesa
Orari, sedi, costi, convenzioni, documenti
Preparazione agli esami, con il testo fornito dalla struttura
Avviso di referto pronto per il ritiro, senza contenuti
Richiami per controlli periodici
Passa sempre a una persona
Sintomi acuti o parole d'allarme: invito immediato al 112 e avviso al personale
Domande su farmaci, dosaggi, interazioni
Richieste di interpretare un referto
Pazienti visibilmente in difficoltà o agitati
Reclami, contestazioni, questioni legali
Qualunque richiesta di parlare con un medico o con una persona
Ogni situazione non risolta dopo due tentativi
L'elenco delle parole e delle situazioni che fanno scattare il trasferimento non lo decidiamo noi: lo definisce la vostra direzione sanitaria in fase di configurazione, ed è possibile renderlo più severo per reparti specifici - una cardiologia avrà soglie diverse da un centro di medicina estetica. Durante la fase di prova, ogni conversazione di prova viene ascoltata da una persona della vostra struttura prima dell'attivazione.
Trasparenza verso il paziente. L'assistente si presenta come assistente virtuale fin dalla prima frase, e ripete di esserlo se il paziente lo chiede. Non è solo una buona pratica: il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che le persone siano informate quando interagiscono con un sistema di questo tipo. Nella nostra esperienza, i pazienti lo accettano molto meglio di quanto si tema - a condizione che il sistema risolva il problema e che una persona sia sempre raggiungibile.
Perché molte soluzioni nate negli Stati Uniti non funzionano qui
Negli ultimi due anni il mercato americano degli assistenti vocali per la sanità è esploso, e diverse di quelle soluzioni oggi si propongono anche in Europa. Abbiamo studiato con attenzione come si presentano alle cliniche, e le loro pagine hanno alcuni punti deboli ricorrenti che è utile conoscere - perché sono esattamente le domande che dovreste porre a chiunque, noi compresi.
Il primo riguarda la normativa. Molte costruiscono la propria credibilità sulla conformità alla legge sanitaria statunitense, che regola un rapporto contrattuale tra struttura e fornitore molto diverso dal quadro europeo. Per una struttura italiana ciò che conta è il trattamento dei dati sanitari secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati, il luogo fisico in cui vengono elaborate le voci dei pazienti, e l'elenco completo dei fornitori coinvolti nella catena - dalla trascrizione al modello linguistico alla sintesi vocale. Spesso queste informazioni non sono scritte da nessuna parte.
Il secondo riguarda i numeri. Le percentuali di «chiamate risolte» vengono presentate in forma aggregata, senza distinguere tra una semplice domanda sull'orario e una prenotazione completa scritta in agenda; e la definizione stessa di «risolta» cambia da un fornitore all'altro, a volte includendo le chiamate semplicemente trasferite. Il terzo riguarda l'integrazione: molti sistemi raccolgono i dati del paziente e poi lasciano all'accettazione il compito di ricopiarli nel gestionale - non un'automazione, ma un'assistenza. Il quarto, banalmente, è il prezzo: quasi mai indicato, quasi sempre legato a contratti annuali.
Aspetto
Soluzione generica importata
Callin.io
Normativa di riferimento
Legge sanitaria statunitense, adattata a posteriori
Progettata sul Regolamento europeo; accordo sul trattamento dei dati incluso
Dove viaggia la voce del paziente
Spesso non dichiarato
Elaborazione su server nell'Unione Europea, nessun trasferimento extra UE
Lingua
Inglese di partenza, italiano tradotto
Costruita sull'italiano parlato, compresi accenti e dialetti
Come misura i risultati
Percentuali aggregate
Risultati per tipo di chiamata, con ascolto delle registrazioni
Gestionali supportati
Sistemi americani
Collegamento al vostro gestionale tramite interfacce di programmazione, verificato in dimostrazione
Contratto
Annuale, prezzo su richiesta
Nessun vincolo annuale: pagate le conversazioni
Assistenza
Richieste scritte a un servizio estero
Squadra in Italia, che parla la vostra lingua
Le dieci domande da fare a qualunque fornitore
Abbiamo raccolto qui le domande che, se fossimo al vostro posto, porremmo a ogni fornitore prima di una firma. Usatele come lista di controllo durante le dimostrazioni: segnate per ciascuna se la risposta ricevuta è stata chiara e verificabile. Quando avete finito, potete leggere le nostre risposte.
Lista di valutazione · da usare durante ogni dimostrazione
0 / 10
Segnate le risposte man mano che le ricevete.
Casi
Che cosa succede quando si mette in pratica
Preferiamo essere precisi su ciò che mostriamo. Qui sotto trovate un caso di una struttura sanitaria che utilizza Callin.io, con i risultati misurati, e due esperienze pubbliche del sistema sanitario italiano che non sono nostri clienti ma che dimostrano, con dati indipendenti, l'effetto dello stesso approccio su scala molto più grande.
Cliente Callin.io · Struttura sanitaria · Campania
Villa Fiorita, Capua - prenotazioni e informazioni senza più chiamate perse
Villa Fiorita, struttura sanitaria in provincia di Caserta, ha integrato un assistente vocale Callin.io per gestire le chiamate in entrata relative a prenotazioni e informazioni sui servizi. L'obiettivo era duplice: alleggerire l'accettazione nelle ore di punta e coprire la fascia serale e notturna, in cui le chiamate prima restavano senza risposta.
60%carico in meno sugli operatori nelle ore di punta
78%delle chiamate concluse con l'obiettivo raggiunto
100%delle chiamate fuori orario, dalle 18 alle 9, con risposta
La scelta decisiva: le istruzioni dell'assistente includono una sezione dedicata alle domande mediche, con una risposta predefinita e il trasferimento automatico a un operatore per qualsiasi richiesta clinica. L'assistente non tenta mai di rispondere a ciò che richiede competenza medica - ed è proprio questo che ha permesso alla direzione di attivarlo con fiducia.
Nel 2026 l'ospedale Cottolengo di Torino ha introdotto un sistema vocale basato sull'intelligenza artificiale per le prenotazioni ambulatoriali. Il punto di partenza era noto a molti centri di prenotazione: attese di 20-30 minuti e, in alcune strutture, la metà delle chiamate abbandonate. Al Cottolengo si perdevano circa 50 prestazioni nella sola fascia pomeridiana, oltre 12.000 l'anno. Il modello adottato è ibrido: il sistema gestisce le prenotazioni ordinarie e trasferisce a un operatore i casi complessi - per esempio un paziente che riferisce un infarto recente.
Fonte 1 · Teleborsa, giugno 2026
Dal settore · non cliente Callin.io · Campania
ASL Napoli 3 Sud - assenze dimezzate su oltre 500.000 prenotazioni
L'azienda sanitaria aveva rilevato che oltre il 40% delle visite prenotate - in particolare in cardiologia, ortopedia e ginecologia - veniva saltato. Con un sistema automatico di promemoria e riassegnazione dei posti, l'analisi 2024 su oltre mezzo milione di prenotazioni ha registrato un calo delle assenze dal 40% al 20% e la saturazione completa dei posti disponibili. Il caso è stato presentato tra le buone pratiche dell'osservatorio FIASO sull'intelligenza artificiale in sanità.
Fonte 2 · QuiSalute, dati FIASO
Tre giornate tipo, per tre tipi di struttura
Per aiutarvi a immaginare l'assistente nella vostra realtà, ecco come si distribuisce il suo lavoro in una giornata qualunque in tre strutture diverse. Sono scenari illustrativi, costruiti sulle configurazioni più frequenti - non risultati di clienti.
Scenario illustrativo
Poliambulatorio con diagnostica
07:30 Prenota due ecografie richieste durante la notte, con indicazioni di preparazione via messaggio.
08:30 Assorbe il picco dell'apertura: orari dei prelievi, impegnative, convenzioni.
11:00 Chiama i pazienti di domani; tre disdette, tre posti riassegnati alla lista d'attesa.
15:20 Paziente riferisce dolore toracico: invito al 112, avviso immediato al medico di turno.
20:45 Avvisa che il referto è pronto per il ritiro e fissa l'orario.
Scenario illustrativo
Studio odontoiatrico associato
09:10 Conferma le sedute del giorno dopo, propone date alternative a chi non può.
12:30 Risponde a un paziente nuovo su costi e finanziamento, fissa la prima visita.
14:00 Richiama i pazienti con igiene scaduta da oltre sei mesi.
17:40 Dolore forte e gonfiore: trasferisce alla segreteria per l'urgenza in giornata.
21:15 Sposta un appuntamento per un turno di lavoro cambiato.
Scenario illustrativo
Centro di fisioterapia e riabilitazione
08:00 Ricorda ai pazienti le sedute del giorno.
10:30 Fissa le sedute rimanenti di un ciclo in base alla disponibilità del terapista.
13:15 Contatta chi ha interrotto il ciclo da più di due settimane.
16:50 Paziente chiede se può riprendere a correre: nessuna risposta clinica, sarà il terapista a richiamarlo.
19:30 Raccoglie richieste di preventivo per la riabilitazione post intervento.
Pazienti anziani, accenti, dialetti: la parte che decide tutto
Una parte rilevante dei pazienti di una struttura sanitaria ha più di sessantacinque anni. Parla lentamente, si interrompe, torna indietro, usa parole del proprio dialetto, a volte non sente bene. Un sistema progettato in inglese e poi tradotto è precisamente il sistema che fallisce con queste persone - e un paziente anziano che non viene capito al primo tentativo non riprova: chiede al figlio di chiamare la struttura concorrente.
Callin.io è stata costruita sull'italiano parlato reale. Il riconoscimento vocale è ottimizzato per le varianti regionali più diffuse; il ritmo della voce, le pause e la velocità si regolano sul vostro pubblico; e il tempo di risposta, mediamente tra quattrocento e seicento millisecondi, è quello di una conversazione naturale - sufficiente perché il paziente non abbia la sensazione di parlare con una macchina che «pensa».
Riconosce chi richiama, ricorda l'appuntamento in corso e la richiesta della settimana precedente. Il paziente non deve ripetere la propria storia ogni volta.
Parla come la vostra struttura
Tono, formule di cortesia, nome dell'assistente e voce si scelgono con voi. Può parlare anche inglese e spagnolo per i pazienti stranieri.
Integrazione: nessun doppio lavoro per l'accettazione
Un assistente che raccoglie un appuntamento e poi chiede a qualcuno di ricopiarlo nel gestionale non vi ha fatto risparmiare nulla. Per questo il collegamento con i vostri sistemi è il primo argomento della dimostrazione, non l'ultimo. Callin.io legge le disponibilità e scrive gli appuntamenti tramite interfacce di programmazione e notifiche automatiche, si collega ai calendari più diffusi e ai sistemi di automazione, e per i gestionali sanitari proprietari verifichiamo insieme a voi, prima di qualunque impegno, che cosa è possibile collegare e in che modo.
Scelto da aziende e integrato con le piattaforme più usate
Protezione dei dati
Dati sanitari: progettata per il quadro europeo
Chi gestisce una struttura sanitaria tratta ogni giorno dati appartenenti alle categorie particolari previste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati. La voce di un paziente che chiede una visita oncologica è, a tutti gli effetti, un dato sanitario. Non basta dichiarare la «conformità»: occorre sapere dove vengono elaborati i dati, chi vi accede, per quanto tempo restano conservati e per quali scopi possono essere usati.
Infrastruttura europea, conformità fin dall'architettura
Callin.io opera all'interno del perimetro normativo europeo per progettazione, non per adeguamento successivo.
Elaborazione nell'Unione EuropeaServer localizzati nell'UE, nessun trasferimento verso paesi terzi.
Accordo sul trattamento dei datiIncluso nella sottoscrizione: voi restate titolari, noi responsabili del trattamento.
Nessun addestramento sui vostri datiLe conversazioni dei pazienti non vengono usate per addestrare modelli.
Dati sanitari solo su vostra istruzioneLe categorie particolari vengono trattate solo nei limiti indicati dal titolare.
Registrazioni sotto il vostro controlloAccessibili, esportabili e cancellabili su richiesta.
Regolamento europeo sull'IAAssistente dichiarato al paziente; dichiarazione di conformità disponibile su richiesta.
In fase di attivazione vi forniamo la documentazione necessaria per aggiornare il registro dei trattamenti e l'informativa ai pazienti, e lavoriamo con il vostro responsabile della protezione dei dati se ne avete uno. L'informativa completa è disponibile sulla pagina Informativa sulla privacy di Callin.io.
Dall'incontro all'attivazione, in una settimana
Non serve un reparto informatico e non serve cambiare numero di telefono. L'assistente può affiancare il centralino attuale - rispondendo solo fuori orario o quando le linee sono occupate - oppure prendere in carico tutte le chiamate. Molte strutture iniziano con la sola fascia serale e la conferma degli appuntamenti, misurano i risultati per un mese, e poi estendono.
1
Analisi e configurazione
Una riunione con direzione e accettazione: prestazioni, regole di prenotazione, parole d'allarme, voce, collegamento al gestionale.
Giorni 1-2
2
Prova su numero dedicato
Il vostro personale chiama l'assistente simulando i casi reali e difficili. Ogni conversazione viene ascoltata e corretta.
Giorni 3-5
3
Attivazione graduale
L'assistente entra in servizio sulla fascia scelta, con notifica e riepilogo per ogni chiamata gestita.
Entro la settimana
Chi siamo
Callin.io: nata al Politecnico di Torino, costruita per l'Europa
Callin.io è un'azienda italiana fondata da Vincenzo Piccolo e Costantino Riemma, incubata da i3P, l'incubatore del Politecnico di Torino. Dalla sede di Torino serve strutture e aziende in Italia, Spagna e Brasile, direttamente e attraverso partner di distribuzione.
Incubata da i3P - Politecnico di Torino
Costantino Riemma, cofondatore e Direttore Tecnico, ha presentato la visione di Callin.io all'AI Week di Milano 2026, l'evento italiano di riferimento sull'intelligenza artificiale applicata al lavoro.
Costantino Riemma sul palco dell'AI Week Milano 2026
Domande frequenti dei direttori sanitari
I nostri pazienti, soprattutto i più anziani, accetteranno di parlare con un assistente virtuale?
La resistenza dei pazienti non riguarda quasi mai il fatto di parlare con un sistema automatico: riguarda il non essere capiti, il dover premere tasti, il restare intrappolati senza poter parlare con nessuno. Un assistente che capisce il parlato naturale, risponde subito e passa a una persona appena richiesto elimina queste tre cause. In ogni caso il paziente può sempre chiedere un operatore, e la fascia in cui l'assistente interviene la decidete voi.
Chi è responsabile se l'assistente sbaglia?
L'assistente opera esclusivamente su compiti organizzativi e sulle informazioni che la vostra struttura gli fornisce; non produce contenuti clinici. Le regole di trasferimento sono definite dalla vostra direzione sanitaria e verificate in prova prima dell'attivazione. Se attivate la registrazione, ogni conversazione resta consultabile e qualunque episodio è ricostruibile - cosa che una telefonata con un operatore umano non sempre consente.
Dobbiamo sostituire il nostro gestionale o il centralino?
No. L'assistente si collega al gestionale esistente tramite interfacce di programmazione e può affiancare il centralino attuale, ricevendo le chiamate solo in determinate fasce o quando le linee sono occupate. La compatibilità con il vostro gestionale viene verificata durante la dimostrazione, prima di qualunque impegno.
Come si comporta in caso di urgenza?
Interrompe qualunque attività in corso, invita il paziente a chiamare il 112, offre il trasferimento immediato al personale e invia un avviso alla persona di riferimento indicata dalla struttura. Le parole e le situazioni che attivano questo percorso sono definite dalla direzione sanitaria e possono essere differenziate per reparto.
Può gestire prestazioni in convenzione e private nella stessa conversazione?
Sì. L'assistente chiede se il paziente dispone di impegnativa o se intende accedere in regime privato, e applica le regole di prenotazione, i costi e le indicazioni corrispondenti, secondo quanto configurato.
Quanto costa?
Non applichiamo contratti annuali: si pagano le conversazioni effettivamente gestite. In dimostrazione vi presentiamo una stima basata sul vostro volume di chiamate e di appuntamenti, da confrontare con il valore emerso dal calcolatore di questa pagina.
Le registrazioni delle chiamate sono obbligatorie?
No. Potete scegliere se registrare, per quanto tempo conservare le registrazioni e chi può ascoltarle. Raccomandiamo di mantenerle almeno nei primi mesi, perché sono lo strumento più efficace per migliorare la configurazione e per verificare la qualità del servizio.
Cosa succede se il sistema non è disponibile?
Le chiamate vengono reindirizzate al vostro centralino come avveniva prima dell'attivazione. L'assistente aggiunge capacità di risposta: non diventa l'unico punto di accesso alla struttura.
Vedete l'assistente configurato sulla vostra struttura
In venti minuti vi mostriamo un assistente che conosce le vostre prestazioni, le vostre sedi e le vostre regole, e verifichiamo insieme il collegamento con il vostro gestionale. Nessun impegno.
Il modulo apre WhatsApp con il messaggio già compilato: nessun dato viene salvato su questa pagina.
Nessun contratto annuale - pagate le conversazioniAttivazione in una settimana - vi seguiamo noiServer nell'UE - accordo sul trattamento incluso
